Révélateurs d'image de marque par le mail

Nous vous en donnons les codes, les enjeux et les clés. Une formation sur-mesure, basée sur une méthode créée par nos soins et déjà validée par tous ses usagers !

Réapprendre, apprendre, comprendre un outil fondamental : le mail

 

 

La quasi totalité de la communication de nos entreprises, qu’elle soit interne ou externe, est aujourd’hui réalisée par mail. Un outil précieux, puisque le premier utilisé par l’ensemble de nos équipes…

Nous qui attachons tant d’importance à l’image de marque de nos sociétés, au bien-être de nos collaborateurs, à leur maîtrise de leur outil de travail, et à leur productivité… n’avons étonnamment pas mesuré l’ampleur et toute l’importance de cet outil, que ce soit dans la performance, la cohésion, la rentabilité, ou l’image. N’avons jamais pris le temps de nous former pour optimiser son usage.

Le mail est bien un Outil de travail. Mal maîtrisé, mal utilisé, il fait perdre une somme de temps et d’argent considérable à nos entreprises. Il affaiblit nos actions, nos projets, et nos équipes. Il est souvent perçu comme une contrainte. Cet outil peut être maîtrisé, performé, et même… aimé !

    Expérience client :

    En tant que client, je veux me sentir entendu. Pas seulement écouté, mais compris. En tant que client je veux me sentir important, unique. Un simple mail, bien tourné, ciblé, peut faire cette différence.

    Le temps que mon interlocuteur mettra à me répondre, le soin qu’il apportera à sa formulation…

    Obtenir en un seul échange des réponses aux questions que je n’avais pas encore formulées : voilà une qualité d’échange qui me marquera. Et évitera à vos collaborateurs 5 échanges inutiles.

    Image de marque :

    Lorsque vous vous adressez à vos équipes, pour fédérer et obtenir des résultats, vous devez être compris. Choisir le bon lexique pour le bon interlocuteur, et adapter votre stylistique. Savoir le faire vite.

    Lorsque vos collaborateurs se transmettent des informations, ils doivent être clairs, pertinents, succints, efficaces.

    Lorsque vous répondez à un client, vous devez absolument vous démarquer. Une seule solution pour cela : comprendre la question dans la question. Répondre au besoin qui n’a pas été encore exprimé si ce n’est dans le choix de ses mots.

    Ces implications valorisent ceux qui les maîtrisent, leur donnent confiance.

    Une entreprise qui communique différemment, qui sait être à l’écoute, donner de l’importance à ses interlocuteurs, c’est une bonne image de marque garantie.

    Implication RH

    Nous faisons, TOUS, partie de l’équipe. Nous sommes donc TOUS concernés, hyper connectés parce qu’Internet ne s’arrête jamais, tous sursollicités. 

    Les mails sont perçus chronophages, agressifs, et apportent un risque à nos activités par le manque de temps pour répondre mais surtout par le manque d’envie de le faire.

    Comprendre qu’il peut être positif, apaisé, serein, c’est remotiver à son utilisation.

    Oui, le mail est un outil !

     

    Envisager le mail comme un outil de travail peut prêter à sourire… C’est comme donner de l’importance au papier et au stylo!

    Et pourtant… pourtant, nous n’utilisons que lui! Toute la journée, hyper connectés, corvéables à merci, soumis à nos notifications… Oui, nous sommes face à un outil mal maîtrisé, et comme tout outil mal maîtrisé, sa puissance se retourne contre nous.

    Le véritable défi : s’approprier assez cette technologie pour ne l’utiliser que lorsqu’elle est nécessaire, et le faire de manière structurée, réfléchie, et claire.

    Lorsque je sais qu’un mail m’est adressé à bon escient, je ne suis pas à l’agonie devant les notifications Outlook permanentes, déshumanisé dans cette “boucle” du Répondre à Tous. Le calvaire du FYI.

    Prospects, collègues, clients… nous sommes tous sensibles à l’attention que l’on apporte à nos demandes, nos requêtes, nos spécificités.

     

     

    Quelques chiffres… dans ces lettres

    %

    De notre communication se fait désormais par mail

    %

    Une bible rédactionnelle engage 20% en temps de réponse au lieu de 100%

    %

    Des collaborateurs ressentent le mail comme anxiogène